Zašto popis prije slanja
Kad se pripremamo za slanje opisa zadatka, najčešće vidim da članovi pišu onoliko koliko im u tom trenutku padne na pamet. To je razumljivo, jer o vlastitom poslu znate toliko toga da vam se važne stvari čine same po sebi jasnima. Stručnjak koji vas ne poznaje ne može ih pretpostaviti.
Popis koji slijedi nije obrazac koji morate ispuniti do zadnje točke. Služi kao kratka provjera prije nego što pošaljete tekst: ako na većinu pitanja možete odgovoriti jednom rečenicom, opis je spreman. Ako negdje zastanete, upravo ondje se krije ono što vrijedi pojasniti i prije nego što se obratite zajednici.
U jesenskim tjednima mnogi članovi zatvaraju poslovnu godinu, planiraju investicije i traže pomoć oko papira, ponuda ili organizacije. Zbog toga je dobro odvojiti pet minuta za provjeru, a ne slati prvu verziju.
Što točno trebate i što je ishod
Prva stavka na popisu je ishod. Pitajte se što želite imati u rukama kad suradnja završi: dokument, savjet, izrađen proizvod, odluku ili plan. Opis tipa potrebna mi je pomoć s web stranicom obuhvaća deset različitih poslova, dok izrada kontakt obrasca za obrtničku radionicu govori puno više.
Druga stavka je razlika između problema i rješenja koje ste zamislili. Ponekad član napiše da mu treba određeni alat, a zapravo ima problem koji bi stručnjak možda riješio drukčije. Napišite oboje: što vas muči i što ste do sada pretpostavili. Voditelj povezivanja tada može procijeniti treba li profil koji odgovara vašem rješenju ili onaj koji će ga preispitati.
Treća stavka je opseg. Radi li se o jednokratnom poslu, nizu manjih zadataka ili o stalnoj suradnji? Bez toga se profili mogu razlikovati i po tome koliko vremena stručnjak uopće može posvetiti.
- Ishod: što želite imati na kraju
- Problem i vaša pretpostavka rješenja
- Jednokratno ili višekratno
Rokovi, proračun i raspoloživost
Rok je podatak koji se najčešće izostavlja, a najviše sužava izbor. Napišite postoji li stvarni rok, na primjer prijava koja ističe ili sezona koja počinje, ili je termin fleksibilan. Obje su informacije korisne i nijedna ne treba zvučati hitno ako hitnost ne postoji.
Isto vrijedi za proračun. U obrascu zajednice birate raspon, no u samom opisu možete dodati što raspon obuhvaća: samo rad stručnjaka ili i materijale, putovanja, licence. Stručnjaci koji se ne uklapaju u vaš okvir tako otpadaju prije nego što izgubite vrijeme na upoznavanje.
Spomenite i svoju raspoloživost. Ako ste dostupni samo popodne ili jednom tjedno, to utječe na tempo suradnje, a time i na izbor osobe čiji se raspored s vašim može uskladiti.
- Stvarni rok ili fleksibilan termin
- Što raspon proračuna uključuje
- Kada ste vi dostupni za razgovor
Što stručnjak mora znati o vama
Četvrta skupina pitanja tiče se konteksta. Koliko je velik vaš posao, koliko ljudi sudjeluje u odlučivanju, koristite li već neki sustav ili dokumentaciju koju bi stručnjak morao preuzeti? Dovoljno je nekoliko rečenica, bez poslovnih tajni i bez osjetljivih podataka.
Važno je i što ste već pokušali. Ako ste prije radili s nekim ili sami isprobali rješenje koje nije uspjelo, napišite to kratko i bez imena. Stručnjak će tako izbjeći ponavljanje istih koraka, a mi ćemo lakše prepoznati profil koji ima iskustva upravo s takvim preprekama.
Na kraju navedite razinu znanja s kojom pristupate temi. Netko tko tek ulazi u područje treba stručnjaka koji zna objasniti. Netko iskusan traži partnera koji preskače osnove. Oba su opisa potpuno valjana.
Posljednja provjera teksta
Kad ste prošli sva pitanja, pročitajte opis naglas ili ga ostavite pola sata pa se vratite. Pitajte se bi li osoba izvan vaše branše iz tih rečenica razumjela što trebate. Ako bi, opis je spreman, a duljina nije bitna. Dobar je opis često kratak, ali pun konkretnih podataka.
Provjerite i je li tekst usmjeren na jedan zadatak. Ako imate dva nepovezana posla, bolje je poslati dva opisa nego jedan koji ih miješa, jer se profili biraju prema zadatku, a ne prema zbroju želja.
Na kraju odaberite područje struke koje najbliže odgovara poslu i pošaljite opis. Ne morate ga savršeno oblikovati; vodimo računa da iz njega izdvojimo ono što je važno za odabir.
- Razumije li ga osoba izvan vaše branše
- Jedan zadatak po opisu
- Odabrano područje struke
Popis ne služi tome da opis bude dug, nego da bude potpun u onome što utječe na izbor stručnjaka: ishod, opseg, rok, proračun, kontekst i dosadašnji pokušaji. Ako na većinu tih točaka imate odgovor, vaš je kratki opis zadatka spreman, a ostalo ćemo pročitati i složiti mi.