Kako ispuniti kratku povratnu informaciju nakon suradnje sa stručnjakom

Nakon što suradnja sa stručnjakom završi, većina članova ima osjećaj da je posao gotov i da ostaje samo plaćanje ili novi zadatak. Mi vidimo drugačije: tek tada postaje jasno koliko je opis zadatka bio dobar, koliko je predloženi profil odgovarao potrebi i je li prvi razgovor bio koristan. Vaše mišljenje zato nije formalnost. Služi nam da pri sljedećem povezivanju bolje čitamo opise i pažljivije biramo tri profila koje vam šaljemo.

Kao voditeljica kvalitete svakodnevno čitam upitnike koje članovi vrate. Najkorisniji su oni koji su ispunjeni nedugo nakon završetka suradnje, dok se detalji još pamte. Ovaj vodič nastao je iz tih čitanja i opisuje kako u nekoliko minuta napisati povratnu informaciju koja nešto znači, i vama i nama.

Najlakši način da povratna informacija bude konkretna jest voditi kratke bilješke tijekom rada. Nije potreban poseban dokument, dovoljno je nekoliko rečenica u bilježnici ili u mobitelu. Zapišite što ste na početku tražili, što vam je stručnjak predložio u prvom razgovoru i gdje se tijekom rada dogodila promjena u odnosu na dogovor.

Ako ste nešto očekivali, a niste dobili, zapišite to odmah, izravnim riječima i bez ocjenjivanja osobe. Isto vrijedi za ono što vas je ugodno iznenadilo. Takve bilješke kasnije pretvaraju opću ocjenu u rečenice poput: stručnjak je jasno objasnio opseg posla već u prvom razgovoru. Takve rečenice nama koriste mnogo više od same ocjene.

• Što ste tražili u opisu zadatka
• Što je stručnjak predložio na prvom razgovoru
• Gdje se plan promijenio i zašto
• Što ste dobili, a niste očekivali

Upitnik je kratak namjerno. Prvo ocjenjujete koliko je opis zadatka koji ste poslali bio dovoljan da se pronađe pravi profil, zatim koliko su predložena tri profila odgovarala vašoj potrebi, a na kraju kako je tekla sama suradnja. Uz svaku ocjenu postoji prostor za nekoliko rečenica. Ostavite ga otvorenim samo ako imate nešto konkretno za dodati.

Pri ocjenjivanju razdvojite dvije stvari: koliko je stručnjak bio dobar u svom poslu i koliko je odgovarao baš vašem zadatku. Netko može biti izvrstan, a ipak ne biti prava osoba za vaš slučaj. Ta razlika nama je važna jer pokazuje je li pogriješilo povezivanje ili suradnja. Pišite onako kako biste kolegi objasnili što se dogodilo.

Slobodni komentar je dio koji se najčešće preskoči, a u njemu se nalazi najviše informacija. Dobar komentar ima tri dijela: što je funkcioniralo, što nije i što biste promijenili da zadatak opisujete ponovno. Dovoljne su tri do pet rečenica, bez potrebe za uljepšavanjem.

Izbjegavajte općenite izraze poput dobro je i zadovoljan sam. Napišite radije da je stručnjak odgovorio isti dan ili da je ponuda stigla s jasno navedenim opsegom. Ako vam je nešto zasmetalo, navedite činjenicu, a ne dojam: rok je pomaknut dva puta ili cijena je dogovorena tek nakon početka posla. Činjenice možemo provjeriti i iskoristiti, dojmove teško.

• Što je funkcioniralo
• Što nije funkcioniralo
• Što biste sljedeći put napisali drugačije u opisu zadatka

Vaš odgovor čita netko iz tima, a ne automatski sustav koji ga samo broji. Ako ste naveli konkretan problem, voditelj povezivanja pogledat će kako je bio sastavljen prijedlog profila, a ja pregledavam kako se stručnjak ponašao u suradnji. Kad se isti uzorak ponovi u više upitnika, to je razlog za razgovor sa stručnjakom ili za promjenu načina na koji biramo profile.

Povratnu informaciju ne objavljujemo uz ime i ne prosljeđujemo je trećima bez vašeg dopuštenja. Podaci se obrađuju u skladu s politikom zaštite podataka, a pitanja o tome možete uputiti službeniku za zaštitu podataka. Pojedinačni odgovor ne određuje sudbinu stručnjaka u zajednici, ali nekoliko sličnih odgovora mijenja način našeg rada.

Najčešća pogreška je ocjenjivanje dojmom, odmah nakon posljednjeg razgovora. Ako je završni razgovor bio napet, ocjena cijele suradnje često ispadne niža nego što bi bila nakon par dana. Pričekajte jedan do dva dana i vratite se bilješkama.

Druga pogreška je miješanje ishoda s radom stručnjaka. Zadatak može propasti zbog okolnosti na koje nitko nije mogao utjecati, a posao je ipak bio obavljen pošteno. Treća pogreška je izostanak odgovora jer se čini da ništa neće promijeniti. Zbog toga su nam i odgovori od nekoliko rečenica vrijedni, jer bez njih odluke o povezivanju donosimo samo na temelju opisa zadataka.

• Ocjenjivanje odmah nakon napetog razgovora
• Miješanje ishoda zadatka i kvalitete rada
• Preskakanje upitnika jer se čini nevažnim