Kako iskoristiti osobnog koordinatora i dvije konzultacije

Osobni koordinator uključen je u premium godišnje članstvo i prati vaš zadatak od trenutka kad pošaljete kratki opis do prvog razgovora sa stručnjakom. Nije zamjena za stručnjaka niti netko tko zadatak obavlja umjesto vas. Njegov posao je da razumije što trebate, da provjeri odgovaraju li predloženi profili vašoj potrebi i da vas pita ono što biste inače previdjeli.

U praksi to znači da imate jednu osobu kojoj se možete obratiti kad niste sigurni što dalje. Ne morate ponavljati cijelu priču svaki put, jer koordinator ima vaš opis pred sobom i bilježi što je dogovoreno. Članovi koji su navikli sami tražiti stručnjake često kažu da im je najveća razlika upravo to što ne moraju sami držati sve niti.

Dvije konzultacije uključene u članstvo vrijedne su koliko ste ih dobro pripremili. Prije prvog razgovora zapišite što želite postići, do kada vam rezultat treba i što ste već pokušali. Dovoljno je nekoliko rečenica, ali neka budu konkretne: umjesto da trebate pomoć s financijama, napišite da trebate procjenu isplativosti nabave opreme za obrt.

Pripremite i okvirni proračun te sve što bi stručnjaku skratilo upoznavanje, primjerice postojeće ponude, dopise ili popis pitanja. Ako niste sigurni koliko je vaš zadatak širok, recite to otvoreno. Koordinator će vam pomoći da ga razdvojite na dijelove, a to često jasnije otkrije kakav stručnjak vam uopće treba.

• Cilj zadatka u jednoj ili dvije rečenice
• Rok do kojeg trebate rezultat
• Okvirni proračun
• Dokumenti koji već postoje

Najčešće se isplati prvu konzultaciju iskoristiti na početku, kad se opis zadatka još oblikuje, a drugu zadržati za trenutak nakon prvog kontakta sa stručnjakom. Prvi razgovor služi da zadatak postane jasan i da zajedno provjerite kriterije po kojima se biraju tri predložena profila.

Druga konzultacija korisna je kad suradnja već krene i treba procijeniti ide li u željenom smjeru. Tada možete iznijeti dvojbe, provjeriti je li opseg posla i dalje onakav kakav ste dogovorili i odlučiti treba li nešto prilagoditi. Ako zadatak ne zahtijeva toliko razgovora, ne morate iskoristiti obje u prvim tjednima.

Dobra pitanja skraćuju put do odluke. Pitajte zašto je upravo određeni stručnjak predložen, što u njegovu iskustvu odgovara vašem zadatku i što bi vas moglo iznenaditi tijekom suradnje. Koordinator vam može objasniti i kako izgleda uobičajen prvi kontakt te što je razumno očekivati u prvom razgovoru.

Slobodno pitajte i ono što vam se čini neugodnim, na primjer kako se dogovara opseg posla ili što ako vam se predloženi stručnjak ne učini odgovarajućim. Bolje je to razjasniti odmah nego nakon dogovora. Odgovori ne moraju biti obećanja, nego poštena slika onoga što je u tom trenutku poznato.

• Zašto je baš taj profil predložen
• Što je razumno očekivati u prvom razgovoru
• Kako dogovoriti opseg posla
• Što ako profil ne odgovara

Kad ste odabrali stručnjaka i započeli suradnju, koordinator i dalje prati zadatak. Korisno je s njim podijeliti kratke bilješke o tome što je dogovoreno i koji su sljedeći koraci. Tako se izbjegava situacija u kojoj se dogovori razilaze s onim što je prvotno bilo zapisano.

Ako primijetite da se zadatak mijenja, javite to ranije, a ne pri kraju. Promjena opsega nije problem, ali je lakše riješiti je dok je suradnja u tijeku. Nakon završetka suradnje zamolit ćemo vas za mišljenje, što nam pomaže pri budućim povezivanjima.

Najčešća pogreška je prekratak ili preširok opis zadatka. Ako ste napisali samo da trebate pomoć, koordinator mora puno pitati prije nego što može početi. Druga pogreška je čekanje s pitanjima dok se problem ne nakupi, pa se konzultacija troši na gašenje požara umjesto na planiranje.

Treća je očekivanje da koordinator odlučuje umjesto vas. On savjetuje i pojašnjava, a odluku o stručnjaku i o suradnji donosite vi. Kad to imate na umu, razgovori postaju konkretniji, a dvije konzultacije dovoljne su da zadatak dobije jasan smjer.