Pet čestih pogrešaka pri ocjenjivanju suradnje sa stručnjakom

Nakon svake suradnje koju smo povezali, članu šaljemo kratak upitnik. Njegova svrha nije ukrasna: iz odgovora vidimo je li opis zadatka bio dovoljno jasan, je li predloženi stručnjak odgovarao potrebi i je li prvi kontakt prošao onako kako je trebao. Ti podaci izravno utječu na buduća povezivanja, i za vas i za ostale članove.

Kao tehnički voditelj vidim što se događa s odgovorima nakon slanja. Oni se spremaju uz profil stručnjaka i uz zapis o zadatku, a voditeljica kvalitete ih redovito pregledava. Zato je važno da ono što napišete stvarno opisuje vaše iskustvo, bez uljepšavanja i bez pretjerane strogosti.

U ovim jesenskim tjednima mnogi članovi zatvaraju poslove prije kraja godine, pa upitnici stižu češće. Upravo tada se najlakše dogode propusti koje opisujem u nastavku, a svaki se može izbjeći uz malo pažnje.

Najčešće se događa da član ispuni upitnik odmah nakon prvog razgovora, dok suradnja tek počinje. Dojam s prvog sastanka često je ugodan, ali ne govori o tome hoće li rok biti poštovan ili hoće li rezultat odgovarati dogovoru. Takva ocjena zato pokazuje samo početak, a ne cjelinu.

Preporučujem da upitnik ispunite kad je zadatak stvarno završen ili kad je jasno da je suradnja došla do kraja. Ako se posao proteže na više mjeseci, možete nam javiti da ga ocjenjujete u fazama. Tako vaša ocjena prati stvarni tijek rada.

Ako ste upitnik ipak već poslali, a okolnosti su se promijenile, javite nam se. Raniji odgovor možemo nadopuniti vašom novom napomenom, tako da zapis ostane točan.

• Ocjenjujte tek kad je posao ili njegova faza zaključena
• Za dugotrajne zadatke javite da ocjenu dajete u fazama

Mnogi članovi daju jedan opći dojam, od jedan do pet, i misle da je to dovoljno. Problem je što u jednom zadatku postoji više različitih stvari: koliko je stručnjak razumio opis, koliko je bio dostupan, koliko je kvalitetno odradio posao i koliko je poštovao dogovoreni okvir. Jedna brojka ih sve stapa.

Zato upitnik razdvaja ta pitanja. Kad na svako odgovorite zasebno, vidimo da je, na primjer, stručnjak odličan u radu, ali sporo odgovara na poruke. Takva sitnica nama pomaže da u idućem povezivanju predložimo nekoga tko bolje odgovara vašem načinu rada.

Ako ste nezadovoljni samo jednim dijelom suradnje, nemojte zbog toga sniziti sve ocjene. Razlučite što je bilo dobro, a što nije.

Rečenica poput „sve je bilo u redu“ ili „nisam zadovoljan“ nama malo govori. Ne znamo što je bilo u redu, niti što je razočaralo. Voditeljica kvalitete tada nema na što osloniti pregled, a stručnjak ne dobiva korisnu povratnu informaciju.

Konkretna napomena traje samo minutu. Napišite što ste tražili, što ste dobili i gdje je došlo do odstupanja. Dovoljne su dvije ili tri rečenice, bez potrebe za dugim opisom.

Ne morate pisati o osobnim dojmovima o stručnjaku. Važnije je ono što se može provjeriti: je li dostava bila u dogovorenom roku, je li se rezultat poklopio s opisom zadatka, je li komunikacija bila jasna.

• Navedite što ste tražili i što ste dobili
• Spomenite rok i komunikaciju ako su bili važni

Kad je suradnja prošla slabo, član često krivnju traži samo kod stručnjaka. No dio odstupanja nastaje već u kratkom opisu zadatka, ako je bio preopćenit ili je izostala važna informacija o proračunu, roku ili očekivanom rezultatu. Upitnik zato pita i kako ocjenjujete vlastiti opis.

To nije prigovor vama. Povezivanje je onoliko dobro koliko je dobar ulaz, a ako vidimo da se isti nedostatak ponavlja, možemo prilagoditi obrazac zadatka i pitati ono što članovi redovito zaborave.

Prije nego ispunite upitnik, preuzmite svoj izvorni opis i usporedite ga s onim što se dogodilo. Često se već tada vidi gdje je nastalo nerazumijevanje i što biste idući put napisali drukčije.

Posljednja i možda najčešća pogreška je odgađanje. Upitnik ostane otvoren u pretincu, prođe nekoliko tjedana, a detalji se zaborave. Tada ocjena ostaje općenita, ili je uopće nema, a mi gubimo dragocjen podatak.

Pokušajte upitnik ispuniti unutar nekoliko dana nakon završetka suradnje, dok se još sjećate tijeka posla. Traje otprilike pet minuta, a podaci se čuvaju u skladu s politikom zaštite podataka koju možete pročitati na našoj stranici.

Ako vam rok ne odgovara, odgovorite na poruku i recite nam kad vam je prikladno. Uvijek možemo pričekati, važno je samo da povratna informacija na kraju stigne.

• Ispunite upitnik unutar nekoliko dana od završetka
• Ako ne stignete, javite nam željeni rok