Prvi razgovor koji je skratio tjedne traženja: Davorov slučaj

Davor ima manji obrt u kojem proizvodi drvene elemente za ugostitelje. Početkom jeseni preselio se u veći najam i trebao je nekoga tko zna isplanirati raspored radnih stanica, odvod prašine i električne priključke. Prije nego što nam se javio, tjednima je zzvao poznanike i pregledavao oglase, a svaki razgovor završavao je s više pitanja nego odgovora.

Kratki opis zadatka napisao je u deset minuta. Naveo je površinu prostora, vrstu strojeva i okvirni proračun, a na kraju je dodao rečenicu koja nam je kasnije najviše pomogla: ne želi savjetnika koji će mu prodavati opremu, nego nekoga tko će mu reći što je nužno, a što može pričekati.

Iz te rečenice Ivan Perić i ja znali smo kakav profil tražimo. Tri predložena stručnjaka razlikovala su se upravo po tome koliko su skloni davati neovisan savjet, a ne samo ponudu. Davor je to vidio već iz kratkih opisa koje smo mu poslali.

Kad je Davor odabrao jednog od tri predložena stručnjaka, nismo ga pustili da sam traži broj telefona i smišlja kako započeti razgovor. Poslali smo oboma sažetak zadatka, Davorov opis i nekoliko termina u kojima su obojica slobodni. Dogovorili su se za utorak ujutro, a razgovor je bio zakazan prije nego što je Davor stigao ponovno otvoriti e-poštu.

Izravno upoznavanje nije sastanak s unaprijed pripremljenim scenarijem. Mi samo osiguramo da obje strane znaju zašto razgovaraju, što je cilj i koliko vremena imaju. Stručnjak je već na početku znao Davorov proračun i rok, pa nije trebao trošiti prvih petnaest minuta na pitanja koja su bila odgovorena u opisu.

Davor je poslije rekao da mu je najviše značilo to što nije imao osjećaj da nekoga moli za uslugu. Obje strane došle su na razgovor jer su znale da ih je netko pažljivo spojio, i to se osjetilo u tonu.

• Obje strane prije razgovora dobivaju isti sažetak zadatka
• Termin se dogovara unaprijed, bez dopisivanja u krug
• Prvi razgovor ima jasan cilj: vidjeti odgovara li suradnja

Razgovor je trajao nešto manje od sat vremena. Stručnjak je prvo postavio nekoliko pitanja o tome kako Davor radi, koliko ljudi je u smjeni i koliko se materijala skladišti. Tek nakon toga počeo je govoriti o rasporedu prostora, i to tako da je Davoru ponudio dvije varijante, a ne jedno gotovo rješenje.

Davor mi je kasnije ispričao da je najviše cijenio iskren dio razgovora. Stručnjak mu je izravno rekao da jedan dio opreme koju je planirao kupiti za sada ne treba, jer će ga prostor prvih mjeseci i tako nositi bez nje. Takva rečenica ne dolazi od nekoga tko želi prodati više.

Na kraju su dogovorili obilazak prostora i okvirni opseg posla. Cijenu i uvjete dogovorili su međusobno, jer to je njihov dio posla. Naša uloga završava onog trenutka kad se dvoje ljudi dogovore da žele raditi zajedno.

Kad pogledam cijeli slučaj, nekoliko stvari ponovila bih u svakom sličnom zadatku. Prva je da opis zadatka ne mora biti dug, ali mora sadržavati ono što član ne želi. Davorova rečenica o savjetniku bez prodajnog interesa bila je važnija od svih tehničkih podataka.

Druga je da prvi kontakt ne ostavljamo slučaju. Sama činjenica da je termin već bio dogovoren pokazala je obje strane u dobrom svjetlu. Nitko nije morao djelovati nestrpljivo ili nametljivo, a razgovor je počeo na jednakoj razini.

Treća je da nakon razgovora pitamo člana kako je prošlo. Davor je odgovorio u dva dana, a njegova povratna informacija pomaže nam da sljedeći put još bolje procijenimo koji profil odgovara kojem zadatku.

Ne morate imati Davorov zadatak da biste iz njegova iskustva nešto uzeli. Prije prvog razgovora sa stručnjakom korisno je zapisati tri stvari: što točno trebate, koliko možete uložiti i kakvu suradnju ne želite. Ta tri retka često odrede cijeli ton razgovora.

Dobro je također unaprijed odlučiti što vam je potrebno čuti na kraju prvog razgovora. Ne mora to biti ponuda. Može biti jasan odgovor na pitanje može li taj stručnjak riješiti vaš problem i koji bi bio sljedeći korak.

I na kraju, dopustite si da razgovor završi bez dogovora. Prvi kontakt služi za procjenu, a ne za obvezu. Ako osjetite da kemija nije prava, to je također koristan ishod.

• Zapišite što ne želite, ne samo što trebate
• Odredite unaprijed što očekujete čuti na kraju razgovora
• Prvi razgovor ne obvezuje ni vas ni stručnjaka