Prvi razgovor sa stručnjakom: pogreške koje se lako izbjegnu

Kad iz tri predložena profila odaberete stručnjaka, mi organiziramo prvi kontakt. Time posao nije gotov, nego tek počinje, a upravo se u tom koraku često izgubi ono što je prethodno dobro pripremljeno. Kao voditeljica kvalitete svakodnevno pregledavam povratne informacije članova i vidim da se isti propusti ponavljaju, bez obzira na struku ili veličinu zadatka.

Dobra vijest je da su gotovo svi propusti ponašajni, a ne stručni. Ne traže dodatno znanje ni dodatni novac, nego malo pripreme prije razgovora. U ovim jesenskim tjednima, kad mnogi obrtnici i poduzetnici zatvaraju godinu i planiraju iduću, razgovori sa stručnjacima često se odvijaju u žurbi, pa je pripremljenost još važnija.

U nastavku opisujem pogreške koje najčešće vidim i način na koji ih možete izbjeći. Ništa od toga nije pravilo koje se mora slijediti do u slovo, nego iskustvo iz stvarnih razgovora koje vam može uštedjeti nekoliko neugodnih minuta i jedan ili dva dodatna kruga dopisivanja.

Opis zadatka napisali ste prije nekoliko dana, a stručnjak ga je pročitao s pažnjom. Ako na razgovor dođete bez da ste ga ponovno pogledali, lako se dogodi da govorite nešto drugo od onoga što piše. Stručnjak tada ne zna što je točno vaš zahtjev, a vi gubite vrijeme na objašnjavanje onoga što ste već jednom jasno rekli.

Prije razgovora izdvojite pet minuta i pročitajte vlastiti opis. Zapitajte se je li se u međuvremenu nešto promijenilo: rok, opseg, raspoloživ iznos. Ako jest, recite to na početku razgovora, a ne usred njega. Stručnjak tada može prilagoditi pitanja, a vi izbjegavate situaciju u kojoj se pola sata kasnije otkrije da se razgovara o dvije različite stvari.

Isto vrijedi za priloge. Ako ste uz opis imali dokument, fotografiju ili tablicu, imajte ih pri ruci. Ništa ne djeluje tromije od traženja datoteke dok druga strana čeka na vezi.

• Ponovno pročitajte svoj opis zadatka
• Zabilježite što se promijenilo od prijave
• Pripremite priloge na dohvat ruke

Prvi kontakt nije radni sastanak, nego međusobno upoznavanje. Cilj mu je provjeriti razumije li stručnjak vaš zadatak, odgovara li vam način na koji komunicira i možete li se dogovoriti o sljedećem koraku. Članovi koji od njega očekuju gotovo rješenje ili točnu ponudu često ostanu razočarani, iako razgovor sam po sebi nije bio loš.

Realno je očekivati okvirnu sliku: kako bi stručnjak pristupio poslu, što mu je od vas potrebno i koliko bi otprilike trajalo. Konačna cijena i detaljan plan obično dolaze nakon što on dobije dodatne podatke, a to je sasvim uobičajeno i ne znači da razgovor nije uspio.

Zato razgovor otvorite pitanjem što stručnjak treba da bi mogao dati ozbiljnu procjenu. Time odmah dobivate popis stvari koje trebate pripremiti i izbjegavate osjećaj da ste otišli praznih ruku.

Mnogi se u prvom razgovoru usredotoče na sadržaj posla, a zaborave razgovarati o načinu rada. Kako ćete se čuti, koliko često, kojim kanalom, tko odgovara na upite kad stručnjak nije dostupan? To djeluje kao sitnica, ali većina nesporazuma kasnije proizlazi upravo odatle, a ne iz stručnog dijela.

Dogovorite barem tri stvari: kako ćete razmjenjivati dokumente, koliko brzo možete očekivati odgovor na poruku i kada ćete se sljedeći put čuti. Sve to stane u pet minuta i dobro je da se izgovori naglas, a ne da se pretpostavlja.

Ako vam nešto nije jasno ili vam ne odgovara, recite to odmah. Stručnjaci iz zajednice navikli su na otvorene razgovore, a mi preporuku temeljimo na vašem opisu, pa nam je korisno saznati da se nešto ne uklapa.

• Dogovorite kanal i učestalost komunikacije
• Pitajte tko vas zamjenjuje u odsutnosti
• Dogovorite datum sljedećeg kontakta

Nespominjanje novca iz pristojnosti jedna je od najskupljih navika. Stručnjak ne može procijeniti što je realno ako ne zna okvir u kojem se krećete. Vi, s druge strane, riskirate da dobijete prijedlog koji je znatno skuplji ili znatno skromniji od onoga što ste zamišljali, pa se razgovor završi bez dogovora.

Nije potrebno otkriti sve, ali recite raspon u kojem razmišljate i što je za vas bitnije: brzina, cijena ili temeljitost. Ako ste u opisu naveli proračun, ponovite ga. Ako niste, sada je pravo vrijeme.

Jednako je važno razgraničiti što posao uključuje, a što ne. Zapišite nakon razgovora što ste razumjeli, i pošaljite to stručniku kratkom porukom. Ako se vaša i njegova slika razlikuju, bolje je da se to vidi odmah.

Nakon razgovora mnogi članovi šute, bilo da su zadovoljni ili nisu. Stručnjak tada ne zna je li dobio posao, a mi ne znamo je li povezivanje bilo dobro. Ako vam stručnjak nije odgovarao, to je potpuno legitiman ishod, ali nam je važno čuti zašto, jer nam to pomaže bolje odabrati profile u budućnosti.

Dovoljno je nekoliko rečenica: što je bilo korisno, što je nedostajalo, bi li vam odgovarao netko drugačiji. Nije potrebno ništa ocjenjivati u bodovima, a svaka konkretna primjedba nama vrijedi više od općeg dojma.

Ako ste se dogovorili sa stručnjakom, javite nam i to. Tako možemo pratiti kako suradnja teče i, kad dođe vrijeme, prikupiti vaše mišljenje o ishodu.

• Javite je li dogovor postignut
• Navedite što je bilo korisno, a što ne
• Recite želite li drugi profil