Popis pitanja prije nego odaberete stručnjaka iz tri predložena profila

Kad dobijete tri profila, prirodno je odmah uspoređivati ljude. Prije toga otvorite vlastiti kratki opis zadatka i pročitajte ga kao da ga piše netko drugi. Što je zapravo ishod koji trebate: gotov dokument, procjena, popravak, savjet ili stalna suradnja? Profili su birani prema onome što ste napisali, pa ako je opis bio uzak, i prijedlozi će biti uski.

Ja sam kao tehnički voditelj rijetko u izravnom razgovoru s članovima, ali vidim kako se opisi mijenjaju nakon prvog čitanja profila. Članovi često shvate da su važnu stvar, primjerice rok ili ograničen proračun, ostavili za kraj. Zato je dobro prije odluke još jednom provjeriti stoji li u opisu sve što će stručnjaku trebati.

Ako primijetite da bi zadatak sada opisali drugačije, to nije neuspjeh. Javite nam što ste promijenili, a profile ćemo ponovno pročitati uz novi opis.

• Je li ishod zadatka jasno napisan
• Jesu li rok i okvirni proračun navedeni
• Što stručnjak mora znati prije prvog razgovora

Svaki profil koji vam pošaljemo sažima područje rada, vrstu zadataka kojima se stručnjak bavi i način na koji radi. Najkorisniji dio nije popis titula nego opis srodnih zadataka. Potražite rečenice koje nalikuju vašoj situaciji: slična veličina posla, sličan tip klijenta, slična vrsta problema. Općenit opis struke govori manje od dvije konkretne rečenice o poslu koji je netko već odradio.

Obratite pažnju i na to kako stručnjak opisuje svoj postupak. Netko tko navodi što će pitati na početku i što će vam predati na kraju obično radi uredno. Netko tko obećava sve i odmah zaslužuje dodatno pitanje. Mi ne jamčimo ishod suradnje, ali možemo vam objasniti zašto smo baš taj profil uvrstili među tri.

Ne zanemarite ni jezik profila. Ako vam je razumljiv i bez rječnika struke, vjerojatno će vam biti razumljiv i u suradnji.

• Srodni zadaci opisani konkretno, ne općenito
• Jasan opis postupka rada
• Razumljiv jezik bez nepotrebnog žargona

Dobar profil nije dovoljan ako stručnjak ne može raditi onda kad vama treba. Prije odluke zapišite kada zadatak mora biti gotov i koliko vremena možete sami uložiti u razgovore, slanje materijala i povratne informacije. Tek tada ima smisla pitati stručnjaka o njegovu rasporedu. Razlika između suradnje koja počinje sljedeći tjedan i one koja počinje za dva mjeseca često je presudnija od razlike u iskustvu.

Dogovorite i način komunikacije. Hoćete li razgovarati uživo u Kninu ili drugom gradu, telefonom ili pisanim putem? Neki zadaci traže prisutnost na licu mjesta, drugi se mogu riješiti na daljinu. Članovi diljem Hrvatske surađuju sa stručnjacima iz različitih krajeva, pa je to pitanje bolje postaviti na početku nego nakon prvog sastanka.

Zapitajte se i što se događa ako zadatak preraste prvotni opseg. Bolje je to znati unaprijed.

• Kada zadatak mora biti gotov
• Rad uživo ili na daljinu
• Što ako se opseg zadatka poveća

Nakon odabira organiziramo prvi kontakt sa stručnjakom. Taj razgovor tretirajte kao provjeru dojma, a ne kao potpisivanje. Pripremite tri do četiri pitanja koja proizlaze iz vašeg zadatka, a ne općenita pitanja o iskustvu. Dobar pokazatelj je ono što stručnjak pita vas: ako postavlja precizna pitanja o zadatku, vjerojatno ga je pažljivo pročitao.

Zabilježite i što niste razumjeli. Stručnjaci koji dobro rade znaju objasniti postupak jednostavnim riječima, a ako to ne uspijevaju, to je podatak koji vrijedi uzeti u obzir. Ne morate odluku donijeti tijekom razgovora. Možete se vratiti na sva tri profila, usporediti bilješke i tek onda odlučiti.

Ako nijedan od tri profila ne djeluje kao dobar izbor, recite nam to. Povratna informacija nam pomaže bolje razumjeti što vam zapravo treba.

• Pripremite pitanja iz vlastitog zadatka
• Pratite što stručnjak pita vas
• Odluku ne morate donijeti odmah

Prije nego što krenete, dogovorite što točno suradnja obuhvaća. Napišite jednu do dvije rečenice o tome što će stručnjak predati i do kada. Takva kratka bilješka štiti obje strane i sprječava nesporazume koji kasnije troše više vremena nego sam zadatak. Ne mora biti formalan ugovor, ali mora biti nešto što oboje možete ponovno pročitati.

Razjasnite i naknadu stručnjaka, jer ona se dogovara izravno između vas i njega, odvojeno od članarine zajednice. Pitajte što je uključeno, što se naplaćuje dodatno i kako se plaća. Jasna slika troška na početku čini razgovor ugodnijim, a odluku lakšom. Uljudno pitanje o cijeni nikoga ne vrijeđa i očekuje se.

Na kraju provjerite jeste li razumjeli i kako se mijenja dogovor ako nešto krene drugačije od plana.

• Što se predaje i do kada
• Naknada dogovorena izravno sa stručnjakom
• Što ako se plan promijeni

Ponekad su dva profila podjednako dobra i odluka se čini nemogućom. U tom slučaju vratite se na jedno pitanje: s kim bih lakše razgovarao kad bi nešto pošlo krivo? Suradnja se rijetko lomi zbog znanja, češće zbog komunikacije i nejasnih očekivanja. Osoba čiji ste način objašnjavanja razumjeli lakše i bez napora često je pametniji izbor od one s dojmljivijim životopisom.

Možete i odgoditi odluku na dan-dva. Napišite si prednosti i nedostatke oba profila i pogledajte ih nakon odmora. Vidjet ćete što vam je i dalje važno, a što je bio dojam trenutka. Zadatak koji nije hitan podnosi kratko razmišljanje.

I na kraju, zapamtite da odabir nije nepovratan. Ako suradnja ne zadovolji, javite nam se, a naše praćenje zadovoljstva služi upravo tome da se sljedeće povezivanje poboljša.

• Kome biste se lakše javili kad nešto pođe krivo
• Dan-dva odmora prije odluke
• Povratna informacija nam pomaže