Opis koji je stigao jedne jesenske srijede
Tomislav vodi malu obrtničku pekaru u Šibeniku. U jesen, kad se narudžbe za školske i uredske doručke povećaju, javio nam se kratkim opisom zadatka. Napisao je da mu treba netko tko će pregledati kako vodi troškove nabave brašna i energije te predložiti jednostavniji način praćenja, bez velikog računovodstvenog sustava.
Opis je imao nešto manje od deset rečenica, i to je bilo dovoljno. Najvažnije je bilo ono što je sam naveo: obrt je malen, nema zaposlenog u administraciji, a on ne želi učiti složene programe. Takve pojedinosti presudno utječu na to koji stručnjak dolazi u obzir, jer netko tko radi samo s velikim poduzećima ne bi mu bio od koristi.
Ja sam u ovoj priči sa strane, kao netko tko održava platformu i vidi kako zahtjev putuje kroz zajednicu. Zato pišem o tome što se događa nakon što član pošalje opis, a ne o samoj struci.
- Obrt s jednim pogonom i bez administracije
- Cilj: jednostavno praćenje troškova nabave
- Želja: bez složenih programa
Kako smo iz opisa izdvojili ono što je važno
Voditelj povezivanja pročitao je Tomislavov opis i podcrtao tri stvari: veličinu obrta, način rada kojim se član služi i vrstu pomoći koju traži. Nije tražio knjigovođu općenito, nego nekoga tko zna objasniti stvari malom obrtniku jednostavnim jezikom i tko je spreman raditi na daljinu i uživo.
Iz zajednice smo zatim pregledali profile stručnjaka iz područja financija i poslovnog savjetovanja. Neki su imali puno iskustva s većim tvrtkama, ali su u opisu rada spominjali složene sustave. Takvi profili ostali su po strani, ne zato što su slabiji, nego zato što ne odgovaraju ovoj potrebi.
Uspoređivali smo i povratne informacije drugih članova o dosadašnjim suradnjama, jer one govore koliko je stručnjak strpljiv i razumljiv u objašnjavanju.
- Veličina obrta i način rada
- Razumljivo objašnjavanje kao uvjet
- Povratne informacije prethodnih članova
Tri profila koja su stigla Tomislavu
Tomislav je dobio opise tri stručnjaka. Prvi je samostalni savjetnik za male obrte koji često radi s tablicama i jednostavnim mjesečnim pregledima. Drugi je knjigovođa s iskustvom u proizvodnji hrane, što je Tomislavu bilo blisko. Treći je savjetnik koji se više bavi planiranjem nabave i zaliha.
Svaki opis sadržavao je kratko objašnjenje zašto smo baš taj profil uključili, pa Tomislav nije morao nagađati. Tako je mogao usporediti tri različita pristupa istom problemu, umjesto da sam pretražuje i procjenjuje nepoznata imena.
Nismo mu obećali da će se ijedan od njih pokazati idealnim. Rekli smo samo da su to profili koji po opisu najbolje odgovaraju njegovu zadatku, a odluka je u cijelosti ostala na njemu.
- Savjetnik za male obrte s tablicama
- Knjigovođa s iskustvom u proizvodnji hrane
- Savjetnik za planiranje nabave
Odluka i prvi razgovor
Tomislav se odlučio za knjigovođu s iskustvom u proizvodnji hrane. Rekao nam je da mu je presudilo to što je u opisu spomenuto isto okruženje u kojem on radi: sirovine koje poskupljuju preko noći i proizvodi s kratkim rokom trajanja.
Zatim smo organizirali prvi kontakt. Stručnjak i Tomislav razgovarali su telefonom, a potom su dogovorili sastanak u pekari, gdje je stručnjak mogao vidjeti kako izgleda nabava i što se zapravo bilježi na papiru.
Dogovor oko opsega rada, vremena i naknade oni su sklopili međusobno. Naša je uloga bila dovesti ih do istog stola s jasnim opisom zadatka, a ne ulaziti u njihov ugovor.
Što se promijenilo u njegovu radu
Nakon nekoliko tjedana Tomislav nam je javio da sada ima jednostavnu tablicu u kojoj bilježi nabavu brašna, energije i ambalaže, te mjesečni pregled koji čita za deset minuta. Nije više morao tražiti račune po ladicama kad bi ga netko pitao koliko ga košta pojedini proizvod.
Rekao je i da razumije zašto neke cijene mora korigirati, jer sada vidi brojke pred sobom. To nije velika promjena sustava, ali za mali obrt znači mirniji rad.
Ovaj je ishod njegov, a ne općenito pravilo. Drugi član s istim opisom mogao bi dobiti drugačije profile i drugačiji rezultat, jer se sve temelji na onome što je napisao.
Što iz ove priče vidimo mi
Iz ovakvih slučajeva najviše učimo o važnosti pojedinosti u opisu. Tomislav nije napisao ništa spektakularno, ali je naveo veličinu obrta, ograničenje vremena i način rada, i to je bilo dovoljno da povezivanje bude točno.
Nakon suradnje zamolili smo ga za mišljenje, kao i sve članove, i njegove nam bilješke pomažu da bolje čitamo buduće opise. Tehnički dio moga posla je pobrinuti se da taj tijek, od opisa do profila, bude jasan i zaštićen.
Ako vam zatreba stručnjak, opišite zadatak onako kako biste ga ispričali prijatelju: što radite, što vam smeta i što želite postići.
Tomislavov slučaj pokazuje da povezivanje nije čarolija nego pažljivo čitanje opisa i biranje tri profila koja stvarno odgovaraju zadatku. Odluku donosi član, a dogovor o suradnji vodi sam sa stručnjakom. Ako se prepoznajete u njegovoj situaciji, kratak i konkretan opis zadatka dobar je prvi korak.