Što se događa s vašim opisom zadatka nakon što ga pošaljete

Kad opis zadatka stigne u zajednicu, prvo ga ne šaljemo nikome. Voditelj povezivanja pročita ga cijelog, od prve do zadnje rečenice, i tek onda otvori radnu bilješku. Ta bilješka ima samo nekoliko rubrika: što član želi postići, u kojem području struke, koliko je zadatak velik i što se već pokušalo. Ništa u njoj nije automatski popunjeno, sve piše čovjek koji je opis pročitao.

Zašto ručno? Zato što dvije iste rečenice mogu značiti dva različita zadatka. Netko tko piše da mu treba 'pomoć oko ugovora' može misliti na jednokratnu provjeru teksta ili na višemjesečnu suradnju. Iz konteksta, tona i detalja obično se vidi o čemu je riječ, a gdje ostane dvojba, to zabilježimo kao otvoreno pitanje, a ne kao pretpostavku.

Kao tehnički voditelj ja ne biram stručnjake, ali brinem o tome da opis do koordinatora stigne neokrnjen i sigurno pohranjen. Forma bilježi vaš tekst točno onako kako ste ga napisali, bez skraćivanja, i dostupan je samo ljudima koji rade na vašem povezivanju.

Iz svakog opisa izvlačimo nekoliko stvari koje presuđuju pri odabiru. Prva je vrsta znanja: radi li se o savjetovanju, izradi nečega ili provjeri postojećeg. Druga je opseg: sat razgovora, nekoliko dana rada ili dulja suradnja. Treća je okolnost, na primjer rok koji ste sami naveli ili činjenica da radite kao obrtnik, a ne u većoj tvrtki, jer to mijenja način na koji stručnjak treba komunicirati.

Posebno pazimo na riječi kojima član opisuje ishod, a ne postupak. Rečenica 'želim da mi knjige budu uredne prije revizije' govori nam više od 'trebam računovođu', jer pokazuje što je zapravo cilj. Takve rečenice često odluče koji će se od nekoliko sličnih profila uopće naći u užem izboru.

Ono što iz opisa ne izdvajamo jednako je važno. Ne tražimo osobne podatke koji nisu potrebni za zadatak, a ako ih ipak navedete, ne ulaze u bilješku koju vidi širi krug ljudi.

• vrsta znanja koje zadatak traži
• opseg: jednokratno ili dulja suradnja
• okolnosti koje ste sami spomenuli
• ishod koji želite, ne samo naziv struke

Bilješka je namjerno kratka, najviše pola stranice. Ako je dulja, znači da smo opis prepisali umjesto da smo ga razumjeli. Na vrhu je jedna rečenica koja zadatak sažima našim riječima, a ispod su rubrike koje sam nabrojao. Tu rečenicu možemo i vama vratiti na potvrdu ako nam nešto nije posve jasno, i to je jedini razlog zbog kojeg vas ponekad kontaktiramo prije odabira profila.

Kad bilješka postoji, usporedba sa stručnjacima postaje konkretna. Voditelj povezivanja ne pita 'tko je dobar u ovom području', nego 'tko je već radio nešto ovakvog opsega i može li to prilagoditi članu koji tek počinje'. Takvo pitanje sužava izbor brže od bilo kojeg filtriranja po nazivu struke.

U toj fazi nam pomaže i povratna informacija prijašnjih članova. Ako je neki stručnjak u sličnom zadatku bio ocijenjen kao jasan i točan u komunikaciji, to ulazi u razmatranje, uz sve ostalo.

Nisu svi opisi jasni i to je u redu. Ponekad član napiše dvije rečenice, a ponekad cijelu stranicu u kojoj se zadatak preklapa s tri druga. U oba slučaja pristup je isti: označimo što je jasno, što nije, i postavimo najviše dva kratka pitanja. Cilj nikad nije ispitivanje, nego da ne pogodimo krivo.

Dobar primjer su zadaci koji u sebi kriju dvije potrebe, recimo web stranica i tekstovi za nju. Tada vas pitamo što je prvo, a ne guramo oba zadatka jednom stručnjaku. Često se pokaže da je prvi korak sasvim određen, a drugi se može riješiti kasnije, kad već imate osobu kojoj vjerujete.

Odgovor na naša pitanja ne mora biti dug. Jedna rečenica obično je dovoljna da se bilješka dovrši i da povezivanje krene dalje, bez ponovnog pisanja cijelog opisa.

• najviše dva dodatna pitanja
• pitanja se odnose na zadatak, ne na vas
• odgovor od jedne rečenice je dovoljan

Dobar opis ne mora biti stručan. Ne morate znati ispravan naziv usluge ni pravni izraz, dovoljno je da kažete što se dogodilo ili što želite da se dogodi. 'Dobio sam dopis i ne razumijem što od mene traže' potpuno je upotrebljiva rečenica, često bolja od nespretno prepisanog stručnog termina.

Ono što pomaže jest nekoliko konkretnih podataka: otprilike kad vam treba pomoć, radi li se o vama osobno ili o tvrtki i jeste li već s nekim razgovarali. Ne trebate prilagati dokumente, a ako ih ipak imate, to možete navesti u opisu i dogovoriti dalje s odabranim stručnjakom, ne preko nas.

Ne trebate ni procjenjivati budžet unaprijed ako ne znate. Raspon koji odaberete u obrascu služi kao orijentacija, a ne kao obveza, i stručnjak će vam sam reći što je realno za vaš zadatak.

Kad je bilješka gotova, voditelj povezivanja prolazi kroz profile stručnjaka iz zajednice i izdvaja one čije iskustvo odgovara opisu. Iz tog užeg kruga ostaju tri profila koja vam šaljemo, svaki s kratkim obrazloženjem zašto smo baš njega ili nju predložili. Obrazloženje se oslanja na vaš opis, pa ga možete provjeriti: ako piše nešto što niste rekli, odmah ćete primijetiti.

Voditeljica kvalitete zatim provjerava da profili koje šaljemo imaju ažurne podatke i da nema otvorenih primjedbi članova na prijašnji rad. Tek nakon toga profili idu k vama. Cijeli taj slijed ne traje dulje nego što je potrebno da se opis pažljivo pročita i da se jedan čovjek zapita 'tko je tu pravi izbor'.

Odluka je potom isključivo vaša. Možete odabrati jednog, razgovarati s dvojicom ili zatražiti dodatne informacije, a mi vam ostajemo na raspolaganju kroz cijeli razgovor.