Od opisa zadatka do radnog popisa
Kad stigne vaš opis zadatka, prvo ga ne prosljeđujemo nikome. Voditelj povezivanja ga pročita u cijelosti i iz njega izdvoji ono što zapravo određuje izbor: vrstu posla, razinu znanja koja se traži, mjesto na kojem se posao obavlja i okvirni proračun koji ste naveli.
Te elemente zapisujemo u radni popis s pet do šest stavki. Popis nije obrazac koji vi popunjavate, nego naša interna bilješka. Služi tome da se tijekom odabira ne izgubi ono što ste rekli, pa i rečenica koja se na prvi pogled čini sporednom, primjerice da posao mora biti gotov prije sezone.
Ako nešto u opisu ostane nejasno, ne pogađamo. Pišemo vam kratko potpitanje, a odabir nastavljamo tek kad dobijemo odgovor. Takav korak traje malo duže, ali sprječava da vam pošaljemo profile koji odgovaraju na pogrešno pitanje.
- vrsta i opseg posla
- tražena razina iskustva
- mjesto izvođenja
- okvirni proračun
- rok koji ste naveli
Kartica profila kao zajednički jezik
Svaki stručnjak u zajednici ima karticu profila koju sastavljamo iz njegove prijave i razgovora s njim. Kartica ima uvijek isti raspored: područje rada, vrste zadataka koje preuzima, kratak opis dosadašnjih poslova i način na koji voli surađivati. Zbog istog rasporeda profile možemo uspoređivati jedan uz drugoga.
Pri pisanju kartice trudimo se izbjegavati opće pohvale. Umjesto riječi da je netko izvrstan, bilježimo što je konkretno radio i za koju vrstu naručitelja. Takav zapis vama lakše govori jeste li pronašli osobu za svoj slučaj.
Karticu povremeno osvježavamo. Kad stručnjak preuzme novu vrstu posla ili kad nam član javi povratnu informaciju, Ana Babić i kolege ažuriraju zapis, tako da se pri odabiru ne oslanjamo na podatke koji su zastarjeli.
Povratne informacije članova kao mjerilo
Najvažniji materijal kojim radimo jesu iskustva članova nakon suradnje. Svakom članu postavljamo kratka pitanja: je li stručnjak razumio zadatak, jesu li se dogovori poštovali i bi li ga član ponovno angažirao. Odgovore čitamo ručno, a ne samo zbrajamo.
Takvi zapisi nam pokazuju stvari koje se ne vide iz životopisa. Netko je odličan u struci, ali slabo odgovara na poruke; netko drugi je pouzdan s manjim obrtima, a manje s velikim naručiteljima. To znanje ulazi u kartice i utječe na to koga predlažemo za koji zadatak.
Povratne informacije ne koristimo kao kaznu. Ako se pojavi ponavljajući prigovor, voditeljica kvalitete razgovara sa stručnjakom i zajedno traže uzrok. Tek ako se stanje ne popravi, profil se povlači iz preporuka za tu vrstu posla.
- razumijevanje zadatka
- poštovanje dogovora
- spremnost na ponovnu suradnju
Dvostruka provjera prije slanja
Kad radni popis i kartice dovedu do tri kandidata, odabir ne šaljemo odmah. Drugi član tima, najčešće voditelj ili voditeljica kvalitete, neovisno prođe vaš opis i naš prijedlog te kaže bi li izabrao istu trojku. Ako se mišljenja razilaze, razgovaramo o razlozima.
Ovaj korak izgleda jednostavno, ali hvata greške koje jedna osoba lako previdi: profil koji je blizu po struci, ali daleko po lokaciji, ili stručnjaka koji je u tom razdoblju već opterećen drugim poslovima. Dostupnost provjeravamo izravno sa stručnjakom.
Tek nakon te provjere sastavljamo poruku koju primate. U njoj su tri opisa, svaki s kratkim obrazloženjem zašto je izabran za vaš zadatak, kako biste mogli razumjeti logiku i sami procijeniti slaže li se s vašim dojmom.
Što u poruci dobivate, a što ne
Poruka s trojicom stručnjaka sadrži sažet opis svakoga, područje u kojem radi, vrstu poslova slična vašem i obrazloženje našeg izbora. Dobivate i naznaku kako se s osobom može stupiti u kontakt, što ide preko nas, da prvi razgovor bude uredno dogovoren.
Ne dobivate rang-listu s ocjenama ni tvrdnju da je jedan od njih zajamčeno pravi. Odluka je vaša i ostaje vaša. Naš je posao da vam skratimo put do razgovora s ljudima koji zadatak doista poznaju, a ne da zamijenimo vaš sud.
Ako vam nijedan profil ne sjedne, to nam recite. Pitamo što nije odgovaralo, dopunjujemo radni popis i ponovno pretražujemo zajednicu. Takvi razgovori su često najkorisniji, jer otkriju pojedinost koju u prvom opisu niste ni znali spomenuti.
- tri sažeta opisa stručnjaka
- obrazloženje svakog izbora
- dogovor prvog kontakta
Zašto ostajemo pri ručnom radu
Mogli bismo odabir prepustiti automatskom filtru koji uspoređuje ključne riječi. Svjesno to ne činimo, jer opisi zadataka često sadrže nijanse koje filtar ne vidi: ton, nesigurnost naručitelja, naznaka da se zapravo traži nešto drugo od onoga što piše u prvoj rečenici.
Ručni rad nas usporava u razmjeru s bržim sustavima, ali nam daje mogućnost da zastanemo, upitamo i ispravimo se. Za članove koji plaćaju članarinu upravo je to ono što očekuju: da ih netko pozorno pročita.
Alati kojima se služimo prilično su skromni: radni popis, kartice profila, zapisi povratnih informacija i drugi par očiju. Njihova je vrijednost u disciplini kojom ih primjenjujemo na svaki zadatak, bez obzira na to koliko je velik ili mali.
Povezivanje sa stručnjacima u našoj zajednici počiva na nekoliko običnih stvari koje se dosljedno rade: pozorno čitanje vašeg opisa, usporedive kartice profila, povratne informacije članova i provjera u dvoje. Nijedna od njih ne obećava ishod, ali zajedno smanjuju vjerojatnost da razgovarate s pogrešnom osobom. Ako imate zadatak, dovoljno je da ga opišete jednom i jasno.